Datenschutzerklärung
Information zur Datenverarbeitung nach der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO)
Der Arbeitskreis Heimatpflege Regierungsbezirk Karlsruhe e.V. nimmt den Schutz der Daten sehr ernst. Es werden nur personenbezogene Daten erhoben und gespeichert, die zur Mitgliederbetreuung und -verwaltung notwendig sind. Geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen werden getroffen, um die Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen.
1. Wer ist verantwortlich für die Datenverarbeitung?
Arbeitskreis Heimatpflege
Regierungsbezirk Karlsruhe e.V. (AKH)
Schlossplatz 1-3
76131 Karlsruhe
Tel. 0721/926-2326
heimatpflege@rpk.bwl.de
2. Wie sind die Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten?
Regierungspräsidium Karlsruhe Behördliche/r Datenschutzbeauftragte/r
Schlossplatz 1-3
76131 Karlsruhe
0721/926-0
datenschutz@rpk.bwl.de
3. Was sind der Zweck und die Rechtsgrundlage der Verarbeitung der personenbezogenen Daten? Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet? Wie verarbeiten wir diese Daten?
Der Arbeitskreis Heimatpflege Regierungsbezirk Karlsruhe e.V. verarbeitet folgende personenbezogene Daten:
Zum Zwecke der Mitgliederverwaltung werden Vor- und Nachname, Titel, Anschrift, E-Mailadresse sowie Telefonnummer erhoben, erfasst, gespeichert und verwendet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.
Von Vorstand und Beirat werden Vor- und Nachname, Titel, Kontaktdaten, ggf. Geburtsdatum und Berufsbezeichnung zur Bestimmung und Festlegung der Vereinsziele und –tätigkeiten erhoben, erfasst, gespeichert und verwendet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.
Zum Zwecke der Beitragsverwaltung wird die Bankverbindung bei vereinbartem Lastschrifteneinzug erhoben, erfasst, gespeichert und verwendet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.
Zum Zwecke der Außendarstellung werden Fotos von Mitgliedern, Wettbewerbsteilnehmern, Geehrten, Veranstaltungsteilnehmern und von Veranstaltungen auf der Internetseite des Vereins www.ak-heimatpflege-ka.de sowie in der Zeitschrift Hierzuland veröffentlicht. Zudem werden die IP-Adressen der Webseitenbesucher erfasst und verwendet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und f DS-GVO.
Für die Bestellung der Juroren bei Wettbewerben, die Erstellung der Teilnehmerlisten der Wettbewerbsteilnehmer, die Durchführung der Ehrungsveranstaltung und die Auszahlung der Preise werden Vor- und Nachname, Titel, Kontaktdaten und ggf. Geburtsdatum und Berufsbezeichnung der Juroren, Wettbewerbsteilnehmer, beauftragter Künstler, Musiker, Fotografen und Pressevertreter sowie die Bankdaten der Sieger erhoben, erfasst, gespeichert und verwendet.
Zum Zwecke der Ehrungen und zur Vermeidung von Doppelauszeichnungen und Mehrfachpreisen werden Vor- und Nachname, Titel, Kontaktdaten und Vita der Kandidaten verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.
Vor- und Nachname, Titel und Kontaktdaten von Wettbewerbsteilnehmern und Geehrten werden zu Archiv- und Statistikzwecken in Sammellisten erhoben und gespeichert. Gleiches gilt für ehemalige Vorstands- und Beiratsmitglieder. Diese Daten werden für mögliche Jubiläen oder Nachrufe, Chroniken und Vereinsjubiläen erhoben, gespeichert und verwendet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.
Zum Zwecke des jährlichen Versands der Regiozeitschrift Hierzuland mit Rechnung werden Vor- und Nachname, Titel sowie Anschriften der Abonnenten erhoben, erfasst, gespeichert und verwendet. Die Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.
Eine Datenerhebung darüber hinaus erfolgt nur, sofern wir dazu rechtlich verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben.
4. Berechtigte Interessen des Vereins
Der Arbeitskreis Heimatpflege Regierungsbezirk Karlsruhe e.V. hat ein berechtigtes Interesse daran, Vor- und Nachnamen, Titel, Kontaktdaten und die Vita der Kandidaten für die Auszeichnungen mit der Ehrennadel oder mit der Heimatmedaille zu erheben, zu speichern und zu verwenden, damit über die Träger der Ehrungen abgestimmt werden kann. Aus denselben Gründen werden diese personenbezogenen Daten an den Vorstand und Beirat des Arbeitskreises Heimatpflege Regierungsbezirk Karlsruhe e.V. sowie an den Landesausschuss für Heimatpflege Baden-Württemberg und MWK übermittelt.
5. Werden die personenbezogenen Daten weitergegeben?
Alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen verarbeitet werden, werden nur dann weitergegeben, wenn die Übermittlung gesetzlich zulässig ist oder Sie in die Übermittlung eingewilligt haben.
Eine Weitergabe erfolgt nur an Vorstands- und Beiratsmitglieder bei Bedarf. Sofern die Weitergabe an Außenstehende (Juroren, Referenten, Banken sowie den Landesausschuss für Heimatpflege Baden-Württemberg und MWK) erforderlich ist, erfolgt eine Herausgabe mit dem Hinweis, dass die Adressen nicht zu anderen Zwecken verwendet werden dürfen. Eine Herausgabe an Drittländer erfolgt nicht.
Der Verein informiert die Tagespresse sowie die Pressereferenten des Regierungspräsidiums Karlsruhe und den RP-Newsletter über besondere Ereignisse des Vereinslebens. Diese Informationen können Vor- und Nachnamen, Titel, Wohnort, Verdienste und Fotos enthalten. Sie werden überdies auf der Internetseite des Vereins sowie in der Zeitschrift Hierzuland veröffentlicht.
6. Wie lange werden personenbezogene Daten gespeichert?
Die gespeicherten Daten werden gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke (Archiv, Statistik) erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt, d. h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet.
Die für die Abonnentenverwaltung notwendigen personenbezogenen Daten, d.h. Vor- und Nachname, Titel, Kontaktdaten und Bankverbindung, werden 2 Jahre nach Beendigung der Vereinsmitgliedschaft gelöscht.
Die für die Beitragsverwaltung notwendigen personenbezogenen Daten von Mitgliedern, d.h. Vor- und Nachname, Titel, Kontaktdaten und Kontodaten, werden bei vereinbartem Lastschrifteneinzug 10 Jahre nach Vereinsaustritt gelöscht.
Vor- und Nachname, Titel, Kontaktdaten und Vita von Vorstands- und Beiratsmitgliedern werden für Vereinschroniken und –jubiläen dauerhaft gespeichert.
Vor- und Nachname, Titel und Kontaktdaten von Wettbewerbsteilnehmern und Geehrten werden zu Archiv- und Statistikzwecken sowie zur Vermeidung von Doppelauszeichnungen und Mehrfachpreisen dauerhaft gespeichert.
Die IP-Adressen, die beim Besuch der Vereinswebsite gespeichert werden, werden nach 14 Tagen gelöscht.
Im Falle des Widerrufs der Einwilligung werden die Daten unverzüglich gelöscht.
7. Welche Rechte haben betroffene Personen?
Nach der DS-GVO stehen Ihnen verschiedene Rechte zu. Nähere Informationen ergeben sich insbesondere aus Art. 15 bis 18 sowie Art. 20 und 21 DS-GVO. Diese Rechte gelten nicht uneingeschränkt. Sofern ein Recht nicht in Anspruch genommen werden kann, teilen wir Ihnen den Grund dafür mit.
Recht auf Auskunft
Es besteht ein Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten.
Recht auf Berichtigung
Es besteht ein Recht auf Berichtigung, sofern die personenbezogenen Daten der betroffenen Person nicht (mehr) zutreffend sind. Bei unvollständigen Daten kann – unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung – eine Vervollständigung verlangt werden.
Recht auf Löschung
Die betroffene Person kann die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Der Anspruch hängt jedoch u.a. davon ab, ob die Daten noch zur Erfüllung der Aufgaben benötigt werden.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Die betroffene Person hat das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.
Recht auf Datenübertragbarkeit
Die betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie der für die Datenverarbeitung verantwortlichen Person (siehe Ziff. 1) bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Zudem hat sie das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch die für Datenverarbeitung verantwortliche Person (siehe Ziff. 1) zu übermitteln. Diese beiden Rechte bestehen nur, wenn die betroffene Person in die Datenverarbeitung eingewilligt hat (Art. 6 Absatz 1 lit. a DS-GVO) oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht (Art. 6 Absatz 1 lit. b DS-GVO) und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird.
Recht auf Widerspruch
Soweit die personenbezogenen Daten der Betroffenen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten werden, hat die betroffene Person das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der sie betreffenden Daten zu widersprechen, sofern nicht ein überwiegendes öffentliches Interesse oder eine Rechtsvorschrift dem entgegensteht.
Der Widerspruch ist an die für die Datenverarbeitung verantwortliche Person (siehe Ziff. 1) zu richten.
Recht auf Widerruf
Jede betroffene Person hat das Recht, sofern personenbezogene Daten auf der Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, diese Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt von dem Widerruf unberührt.
Der Widerruf ist an die für die Datenverarbeitung verantwortliche Person (siehe Ziff. 1) zu richten.
Recht auf Beschwerde
Jede betroffene Person kann sich unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe mit einer Beschwerde an den Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit wenden, wenn sie der Auffassung ist, dass die Auskunft gebende Stelle ihren Pflichten nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen ist.
Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW)
Königstraße 10 a
70173 Stuttgart
Telefon: 0711/61 55 41 – 0
Telefax: 0711/61 55 41 – 15
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